Zeendoc

Flux des ventes

Connexion à EBP

Il est possible de 3 manières différentes de venir déposer des documents de vente de EBP vers Zeendoc.

1 - Dépôt des documents via l'agent de dépôt.

Zeendoc ont mit en place un connecteur qui vise à exporter une facture par exemple en la mettant dans un dossier préconfigurer, le connecteur vient prendre la facture dans le répertoire et vient l'intégrer directement dans Zeendoc suivant la configuration défini dans le connecteur.

Via ce process il est possible de simplifier encore plus le fonctionnement de ce connecteur, par exemple, nous avions mit en place une imprimante virtuelle, qui conciste à, dans EBP, lors d'une impression, on clique sur l'impression habituelle, l'imprimante virtuelle va enregistrer automatiquement le document dans le répertoire et le connecteur Zeendoc va venir chercher ce document et le poser directement dans le début de la chaine d'action dans Zeendoc, ce qui pour le client n'avait pas d'obligation de gestion, l'utilisateur imprime ça facture comme habituellement, et le document par vers Zeendoc et rentre dans le début de la chaine d'actions.

2 - Export manuel.

Il est possible d'exporter le document d'EBP et venir le déposé manuellement ou on le souhaite dans Zeendoc, pratique dans le cas d'un document qui n'est pas systèmatiquement intégré dans Zeendoc mais doit l'être exeptionnelement, en revanche dans une utilisation quotidienne pour beaucoup de document n'est pas pratique du tous.

3 - Export et récupération de documents via une API.

Nous avions mit en place un script qui aller récupéré automatiquement un document dans EBP après ça validation par exemple et intégrer le document directement dans Zeendoc.

Avantage : full automatisé.

Défaut : trop automatisé, à mon sens, l'API est pratique car elle peut faire gagner du temps mais malheureusement peut en faire perdre autant si l'API est mal paramétré, tout dépend de comment l'API a été mise en place et configuré. Pas fourni par Zeendoc doit être développé.

En soit, il existe aussi un import de document dans Zeendoc via un envoi par mail, dans Zeendoc il est possible de venir envoyé un document par mail, directement en l'envoyant à l'adresse qui aura été configuré dans le paramétrage de Zeendoc, mais cette solution n'est pas réélement apprécié car une adresse email de dépôt sur Zeendoc = une adresse d'envoi

Avant il était possible d'envoyer de n'importe quel adresse mail des documents sur l'adresse mail configuré dans Zeendoc, mais suite à des problèmes de consommation intensif du forfait de dépôt suite à des envois de campagnes de PUB ou de pièces jointes, Zeendoc ont mit une obligation qui vise à ce que une seule adresse mail puisse envoyé les documents sur cette adresse email Ce qui veut dire que si par exemple nous avons 15 personnes devant déposé sur Zeendoc, alors il faut 15 emails de dépôt sur Zeendoc.

Toutefois, si toute les personnes utilise la même boite mail pour envoyer sur l'adresse email de dépôt une seule suffit dans ce cas, mais il n'y'aura plus de confidentialité sur le document puisque toute les personnes pourront y'accéder via la même boite mail.

Passerelle comptable.

Zeendoc ont mit en place une solution de passerelle comptable, très apprécié notamment pour les documents d'achats, en effet, je l'ai mis en place à plusieurs reprises dans l'utilisation par exemple des documents d'achats, note de frais...

Cela permet dans le cas des documents d'achats, que le fournisseur envoi ça facture, le document est intégré dans Zeendoc, via l'OCR le document est analysé et vient renseigné les informations comptables dans le cas d'une facture récurente par exemple, et en suite le document peut être transféré en comptabilité.

Ce qui évite une resaisie dans EBP Gestion Commerciale par exemple, ou directement de venir renseigner les documents d'achats manuellement dans la Compta.

En quoi Zeendoc peut être avantageux ?

En soit Zeendoc de base n'est ni plus ni moins qu'un grand classeur ayant pour but d'archiver des documents, seulement le fait que la base de Zeendoc soit monté sur un bac à sable rend la personnalisation immense et peut rendre des tâches quotidiennes complètement automatiques.

Grâce à la création de recherche, il est possible de créer une chaine d'actions permettant d'automatiser un ensemble de tâches quotidiennes permettant un grand gagne temps.

Achat

Gestion de validation :

Une recherche peut être mit en place afin de resortir tous les documents devant être validé après une saisie, nottament sur des factures dépassant un certain montant par exemple, le fonctionnement est le suivant, le document arrive dans une recherche nommé par exemple : Document(s) en attente de validation, l'utilisateur devant valider reçoit cette alerte, rentre dans la recherche et peut valider via un tampon nommé validé.

Gestion de paiement :

Une recherche peut permettre de resortir les documents qui doivent être payé en fonction d'une date, d'un moyen de paiement ou autre conditions. Et venir régler soit par un simple tampon nommé payé, de plus Zeendoc ont mit un developpement complémentaire permettant de générer des fichiers SEPA directement depuis les documents à régler.

Gestion des litiges :

Un document présentant un litige peut être mit dans une recherche afin de consulter les documents en litige et maintenir un rappel quotidien.

Comptabilité :

Comme dit plus haut, une passerelle comptable a été mit en place en service supplémentaire permettant de générer des écritures comptable afin de les intégrer directement en comptabilité, un gros plus dans le cas d'un client ayant EBP pour la partie vente et qui a une comptabilité, celui-ci pourra alors gérer ça partie vente dans Gestion Commerciale et pourra suivre ça partie Achat depuis Zeendoc et transférer ses documents d'achats vers ça comptabilité.